DOPORUČENÍ PRO TVORBU STRATEGIE BUDOVÁNÍ FONDŮ S VYUŽITÍM METODY KONSPEKTU

Sekce IFLA pro akvizici a budování fondů
2001


Překlad Národní knihovna České republiky
2003

Předmluva

Materiál je stručným návodem pro vypracování strategie budování fondů (sbírek) s využitím metody Konspektu. Sekce pro akvizici a budování fondů IFLA zjistila, že její členové na celém světě postrádají k tomuto důležitému tématu vhodný úvodní materiál. Takový materiál by měl být obzvláště užitečný pro knihovníky, pro něž je budování fondů novou činností, a také všude tam, kde není nebo nebylo zvykem vypracovávat písemné materiály o budování fondů. Doufáme, že příručka bude užitečným praktickým průvodcem pro knihovníky, kteří stojí před mnohdy tak náročným úkolem, jakým je sepsání strategie budování fondů.


Příručku napsala Dora Biblarz ve spolupráci s dalšími členy Stálého výboru pro akvizici a budování fondů (Marie-Joelle Tarin, Jim Vickery a Trix Bakker). Text je dostupný v angličtině a francouzštině i na webové stránce IFLA: http://www.ifla.org/VII/s14/nd1/gcdp-e.pdf.


Stálý výbor Sekce pro akvizici a budování fondů IFLA
Březen 2001


Obsah

Proč je vhodné vypracovat strategii budování fondů v písemné podobě?

  1. Výběr dokumentů
  2. Plánování
  3. Styk s veřejností
  4. Širší kontext

Prvky strategie budování fondů

  1. Úvod
  2. Všeobecná ustanovení
  3. Podrobná ustanovení
  4. Tematické profily
  5. Metody hodnocení fondů
  6. Indikátory úrovně fondů
  7. Kódy jazykového pokrytí (RLG)
  8. Kódy jazykového pokrytí (WLN)
  9. Implementace a revidování strategie

Dodatek l: Předmětové kategorie Konspektu WLN/OCLC

Dodatek 2: Definice indikátorů úrovně fondů

Bibliografie




PROČ JE VHODNÉ VYPRACOVAT STRATEGII BUDOVÁNÍ FONDŮ V PÍSEMNÉ PODOBĚ?

Prvořadým úkolem knihovny je doplňovat, uchovávat a zpřístupňovat relevantní informační zdroje. V současné době knihovny budují jak fondy tradičních dokumentů, tak, v souladu s technickým rozvojem, souběžně rozšiřují svou strategii budování fondů o zpřístupňování elektronických zdrojů. Akviziční politika se proto významným způsobem proměňuje a knihovny by měly o takových změnách informovat širokou veřejnost.


Strategie budování fondů (sbírek) formuluje východiska, konkrétní vymezení a hodnotící kritéria, s nimiž v dané oblasti knihovníci i uživatelé pracují. Není pouhým návodem pro výběr doplňovaných dokumentů, protože současně plní mnoho dalších funkcí: kromě toho, že popisuje současný stav fondů, nutí knihovníky k trvalému vyhodnocování dlouhodobých i krátkodobých cílů a úkolů organizace a přezkoumávání stanovených priorit. Pomáhá při tvorbě rozpočtu, slouží jako komunikační nástroj v rámci knihovny i v kontaktu s jinými knihovnami a vnějšími složkami, podporuje spolupráci v oblasti budování fondů, zabraňuje cenzuře a pomáhá při činnostech spojených se správou fondů.


Hlavní důvody pro vypracování strategie budování fondů v písemné podobě lze shrnout do čtyř skupin:

1. Výběr dokumentů

Základním úkolem písemně zpracované strategie budování fondů je poskytnout knihovníkům vodítko k výběru tištěných a elektronických dokumentů pro fond knihovny i k jejich vyřazování. Písemný materiál slouží jako směrnice pro všechny fáze nakládání s dokumenty. Může pokrývat doplňování (výběr dokumentů), zpracování, uchovávání, ochranu (v případě elektronických zdrojů archivování), vyřazování, předávání a likvidaci všech typů dokumentů v příslušných oborech s odkazem na specifikované úrovně hloubky doplňování a úrovně budovaných fondů.


Strategie uvádí do souladu s cíli a praxí budování fondů individuální rozhodování o výběru doplňovaných dokumentů a tím snižuje působení nežádoucích subjektivních vlivů a zároveň odhaluje mezery ve stanovení odpovědností za doplňování fondů. Zajišťuje kontinuitu a soustavnost výběru a revize. Navíc ujasňuje cíl a vymezení konkrétního fondu a umožňuje vyhodnocovat rozhodnutí o výběru (např. zjištěním míry doplňování relevantních dokumentů). Snižuje potřebu zabývat se problémy, které se při výběru dokumentů opakují, a pomáhá školit nové pracovníky knihovny. Poskytuje také užitečné informace dalším pracovníkům knihovny, kteří s fondy pracují.

2. Plánování

Směrnice o strategii budování fondů poskytuje solidní základ pro plánování knihovny a tím pomáhá při určování priorit, obzvláště tehdy, jsou-li finanční zdroje omezené. Přispívá k jejich odpovědnému rozdělování a využití tím, že vysvětluje a stanovuje základní akviziční principy jako východisko pro vyhodnocování nabídek. Možnost odvolat se na směrnici zaručuje kontinuitu v budování fondů a umožňuje vyhnout se omylům a živelnosti.


Vypracování směrnice je prospěšné samo o sobě, protože předpokládá získání znalostí o existujících silných stránkách fondů a nutí knihovníky k tomu, aby zohlednili cíle knihovny. Stanovené cíle napomáhají také tomu, aby další činnosti související s fondy, jako jsou katalogizace, ochrana a uchovávání, vytvořily promyšlenou strategii a podpořily služby uživatelům (např. určením oblastí, v nichž je racionální ukončit doplňování a které je třeba pokrýt spíše meziknihovními výpůjčkami, službami dodávání dokumentů nebo přístupem na internet).

3. Styk s veřejností

Směrnice o strategii budování fondů může být užitečná k obhajobě knihovny při jednání jak s uživateli, tak s jejími správními orgány a zřizovateli. Podporuje stanovené cíle organizace, vyjadřuje soulad s těmito cíli i možnost/nemožnost jich dosáhnout v rámci daných finančních limitů. Vypracování směrnice v ideálním případě vyžaduje aktivní účast jak uživatelů, tak pracovníků knihovny. Tím se zlepšuje komunikace mezi knihovnou a jejími uživateli. Směrnice o strategii slouží jako ujednání s uživateli knihovny. Jejím úkolem je sdělit veřejnosti, co může od knihovny očekávat, pokud jde o její fondy a její služby. Umožňuje konfrontaci individuálních rozhodnutí o výběru doplňovaných dokumentů se standardizovaným základem. Odkazem na oficiální směrnici mohou pracovníci knihovny čelit kritice nebo cenzuře speciálních zájmových skupin, a zdvořile, leč pevně odmítat nechtěné dary, sektářské materiály nebo takové dokumenty, které by mohly urážet vkus či cítění druhých.

4. Širší kontext

Vzhledem k tomu, že jednotlivé knihovny jsou stále méně schopny poskytovat veškeré své služby samostatně, spojují se do asociací a konsorcií. Aby tato sdružení mohla fungovat, musí existovat vzájemná znalost a dohoda o tom, co která knihovna doplňuje. Písemné směrnice o strategii budování fondů tedy často slouží jako základ pro širší spolupráci a sdílení zdrojů v rámci určité lokality, oblasti, země nebo dokonce i v mezinárodním měřítku.




PRVKY STRATEGIE BUDOVÁNÍ FONDŮ

A. Úvod

Hlavním důvodem pro vypracování strategie budování fondů je nutnost zabránit tomu, aby knihovnu ovládly nahodilé události nebo vliv jednotlivců a aby tak docházelo k doplňování náhodného souboru zdrojů, který nemusí odpovídat stanoveným cílům knihovny. Kromě toho pro knihovny všech druhů a velikostí začínají být stále významnější elektronické zdroje, které pohlcují stále vyšší podíl z rozpočtů knihoven. Proto by se rozhodnutí o výběru, která se týkají elektronických informačních zdrojů, měla dělat s ohledem na jasně stanovenou strategii budování fondů, ať už jde o strategii individuální či integrovanou.


Základem směrnice o strategii budování fondů by mělo být deklarování cílů knihovny, účelu této strategie a dále sdělení o tom, komu je tento materiál určen. Směrnice by měla současně obsahovat stručnou charakteristiku cílové skupiny uživatelů, charakteristiku fondů nebo jejich částí, rozsah fondů (včetně počtu periodik, monografií, elektronických zdrojů, jazyků, které jsou ve fondech zastoupeny), dále podrobný přehled o finančních prostředcích, které budou knihovnou vynaloženy na jednotlivé informační zdroje, a nakonec veškeré formální či neformální dohody o spolupráci, které mají dopad na strategii budování fondů nebo na její aplikaci v praxi.

B. Všeobecná ustanovení

Zde by měla být uvedena základní charakteristika určující směr rozvoje fondů, např. zaměření pouze na současné nebo i na retrospektivní doplňování, druhy dokumentů (monografie, periodika, disertační a doktorandské práce, šedá literatura, mapy apod.), jazyky, formáty (tištěné, netištěné nebo elektronické), zvláštní finanční zdroje (granty nebo dary), nakládání s dary a jakékoliv zvláštní postupy související s uchováváním fondů (vyřazování, likvidace, ochrana), rozsah fondů. Další ustanovení se mohou týkat způsobu, jakým jsou vyřizovány stížnosti, dále toho, zda existuje ekvivalent "Knihovní listiny práv", informace o dalších souvisejících strategiích, o existujících omezeních (tj. jaké dokumenty nebo oblasti programově nejsou doplňovány) apod.

C. Podrobná ustanovení

Každá knihovna včetně její uživatelské obce a dalších složek, které ji tvoří, je jedinečná. Proto i ustanovení týkající se její strategie budování fondů jsou jedinečná a měla by odrážet úlohu konkrétní knihovny i charakter uživatelské obce, které slouží.

D. Tematické profily

Tato část strategie je založena na hodnocení fondů a vyžaduje pravidelnou aktualizaci, aby vyjadřovala, jak je dosahováno cílů nebo revidování cílů s ohledem na měnící se okolnosti. Nejvhodnější prezentací je souhrnný materiál Konspektu obsahující veškeré potřebné informace o fondech. Konspekt je přehledem nebo shrnutím informací o kvalitách sbírky a o intenzitě doplňování. Je řazen podle oborů, klasifikačního schématu nebo jejich kombinace. Obsahuje standardizované kódované údaje o fondech (úroveň fondů) a o jazycích doplňovaných dokumentů. Takovýto Konspekt je přehledem o fondech jednotlivé knihovny nebo o soustavě fondů, jejíž budování je koordinováno určitým konsorciem nebo sítí. První Konspekt vypracovala Skupina vědeckých knihoven (Research Libraries Group - RLG). Následně jej přepracovala další uskupení, např. Western Library Network (WLN). Informace by měla být poskytnuta pro každou předmětovou kategorii Konspektu (24), skupinu Konspektu (500) a předmět (4000), které knihovna vyhodnocuje. Viz Dodatek 1: Kategorie Konspektu WLN/OCLC.


Hodnocení fondů je sestavováno postupně řadou kroků zahrnujících plánování, shromažďování údajů, přidělení indikátorů úrovně fondů a jazykových kódů. Tyto informace jsou využity ke spravování finančních zdrojů knihovny a k dalšímu rozhodování o chodu knihovny.

E. Metody hodnocení fondů

Postupy a procesy používané ke shromažďování údajů pro hodnocení fondů jsou stručně popsány níže. V ideálním případě tyto údaje zhuštěně vyjadřují silné stránky a hloubku existujících fondů. Na jejich základě je pak hodnocena jejich úroveň.


Některé postupy jsou základní a měly by být vždy důsledně používány, zatímco jiné mají smysl jen za určitých okolností a nejsou vždy nezbytné. Volba metod, které budou použity pro hodnocení jednotlivých fondů (částí fondů), leží na pracovnících, kteří hodnocení provádějí. Toto rozhodnutí závisí na dostupnosti údajů, počtu pracovníků a dalších zdrojích, které jsou k dispozici, a také na tom, k čemu má být hodnocení v knihovně využito. Techniky hodnocení fondů mohou být rozděleny do dvou skupin: na ty, které se soustřeďují především na fondy, a na ty, které se zaměřují na uživatele. Techniky zkoumající primárně fondy vyhodnocují obsah a základní charakteristiku informačních zdrojů, aby tak mohl být určen rozsah, stáří, zaměření a úroveň fondů v porovnání s okolním průměrem. Techniky orientující se primárně na uživatele zjišťují, jak jsou fondy využívány, a prokazují jejich efektivitu v poměru k míře využití (obratovost dokumentů).


Hodnocení fondů bude zřejmě nejpřesnější a poskytne ty nejužitečnější výsledky, budou-li při shromažďování údajů a při hodnocení fondů kombinovány techniky hodnocení zaměřené na fondy i na uživatele včetně kvantitativních a kvalitativních výsledků.


Kvantitativní údaje
Kvantitativní údaje vyjadřují velikost, stáří, míru využití, náklady a další číselné údaje. Údaje o velikosti fondů podává např. přírůstkový seznam nebo místní seznam určující skutečný počet titulů nebo svazků v jednotlivých částech fondů nebo jednotlivých oborech. Průměrné stáří nebo jiné podobné údaje označují životnost materiálů. Částka každoročně vynaložená na doplňování části fondů nebo oboru, je dokladem o trvající shodě v rozvoji této části sbírky. Pokud porovnáme procento titulů, které knihovna vlastní, se standardními seznamy, zjistíme šíři i hloubku fondů. Statistiky využití (interního i meziknihovního) se zaměřují jak na fondy, tak na uživatele.


Kvalitativní údaje
Kvalitativní údaje se získávají na základě expertního hodnocení, tj. profesionálního posouzení knihovníky, ocenění specialisty jednotlivých oborů, a též individuálního (subjektivního) názoru uživatelů. Zohledňuje se i obecný pohled, resp. dojem, který určitá část fondů vyvolává, pokud jde o její charakter a přiměřenost. Dalším postupem kvalitativního hodnocení je posouzení srovnáním jednoho oboru ve fondech s obdobným oborem v jiné knihovně nebo porovnáním s oborovou bibliografií.

F. Indikátory úrovně fondů

Indikátory úrovně fondů jsou číselné hodnoty vystihující akviziční činnost a cíle knihovny. Zvažovány jsou zde tři aspekty budování fondů: současný stav fondů, akviziční politika a strategie budování fondů.


Definice indikátorů úrovně fondů (viz Dodatek 2: Definice indikátorů úrovně fondů)


0 - nedoplňuje se
1 - minimální informační úroveň
2 - základní informační úroveň
3 - studijní úroveň neboli úroveň podpory výuky
4 - vědecká úroveň
5 - úplná (vyčerpávající) úroveň

G. Kódy jazykového pokrytí (RLG)

Poznámka: V překladu vypuštěno, v ČR nebude využito.

H. Jazykové kódy (WLN)

P: Primární jazyk země převažuje - málo nebo žádné dokumenty v dalších jazycích
S: Zahrnuje vybrané dokumenty v dalších jazycích jako doplněk k dokumentům v jazyce primárním
W: Zahrnuje dokumenty v mnoha jazycích
X: Fondy jsou převážně v jednom jazyce a to jiném, než je primární jazyk knihovny a země

I. Implementace a revidování strategie

Tato část popisuje proces implementace, revidování a další okolnosti spojené s oficiálním přijetím strategie. Zavádí také pojem kontroly.


Kontrola


Revidování
Přehodnocujte text strategie ve stanovených intervalech, abyste byli schopni včas odhalovat jeho nedostatky a začleňovat do něj nové požadavky nebo poslední změny, jako jsou snížení rozpočtu, nové studijní plány apod.




DODATEK 1 : PŘEDMĚTOVÉ KATEGORIE KONSPEKTU WLN/OCLC

KategoriePředpona LCPředpona DDC
ZEMĚDĚLSTVÍAGRAGD
ANTROPOLOGIE, ETNOGRAFIEANTAND
UMĚNÍ A ARCHITEKTURA. MUZEOLOGIEARTARD
BIOLOGICKÉ VĚDYBIOBID
EKONOMICKÉ VĚDY. OBCHODECOBUD
CHEMIE. KRYSTALOGRAFIE. MINERALOGICKÉ VĚDYCHDCHE
VÝPOČETNÍ TECHNIKACOMCSD
VÝCHOVA A VZDĚLÁVÁNÍEDDEDU
TECHNIKA. TECHNOLOGIE. INŽENÝRSTVÍTECEND
GEOGRAFIE. GEOLOGIE. VĚDY O ZEMIGEOGED
HISTORIE A POMOCNÉ HISTORICKÉ VĚDY. BIOGRAFICKÉ STUDIEHISHID
JAZYK, LINGVISTIKA A LITERATURALLLLAD
PRÁVOLAWDLA
KNIHOVNICTVÍ A INFORMATIKA - VŠEOBECNÉ, REFERENČNÍ LITERATURALISDLS
MATEMATIKAMATMAD
LÉKAŘSTVÍMEDDME
HUDBAMUSMUD
DIVADLO, FILM, TANECPERPED
FILOZOFIE A NÁBOŽENSTVÍPARPHD
TĚLESNÁ VÝCHOVA A SPORT. REKREACEPHRDPH
FYZIKA A PŘÍBUZNÉ VĚDYPHYPUD
POLITICKÉ VĚDYPOLPOD
PSYCHOLOGIEPSYPSD
SOCIOLOGIESOCSOD




DODATEK 2: DEFINICE INDIKÁTORŮ ÚROVNĚ FONDŮ

Následující revidované definice indikátorů úrovně fondů byly vytvořeny v roce 1996 a počátkem roku 1997 pod záštitou Asociace vědeckých knihoven (ARL) s pomocí WLN (Western Library Network). Na modernizaci původního znění se podílelo více než 30 aktivních uživatelů Konspektu z USA a jiných zemí s cílem zlepšit původní formulace tak, aby se zvýšila použitelnost definic, aniž by došlo k snížení kvality hodnocení, na jehož základě vznikly definice původní.


Revidované definice jsou výsledkem cíleného pokusu o to, aby byly jednotně použitelné pro všechny obory. Proto jsou definice obecně použitelné. Byly vypracovány dodatečné směrnice a mělo by se tak dít i nadále, aby definice mohly být stejně chápány v kontextu určitého oboru nebo oblasti (např. beletrie, dětská literatura, architektura atd.).


Revidované definice také odrážejí potřebu zacházet přiměřeněji s netištěnými a elektronickými formami informací a zabývat se problematikou dostupnosti a autorských práv při budování fondů.


U oborů vyžadujících informace v netištěných formátech na základní informační úrovni a výše se předpokládá, že budou doplňovány i vhodné vizuální, zvukové i další dokumenty (např. tanec, hudba apod.). K určení vhodných úrovní doplňování u témat, u nichž jsou netištěné zdroje nezbytné, přidejte na řádek uvádějící podrobnosti o doplňování monografií a příruček formulaci "vhodná netištěná média". Například u hudební sbírky bude základní informační úroveň obsahovat definici "omezená sbírka monografií, příruční literatury a vhodných netištěných dokumentů".


Relevantní elektronické zdroje jsou rovnocenné tištěným materiálům na jakékoliv úrovni pouze tehdy, pokud postupy a politika jejich využití umožňují přinejmenším rovnocenné získávání informací. Elektronické časopisy, ať už jsou uchovávány vzdáleně nebo lokálně, jsou rovnocenné tištěným časopisům, pokud:

  1. přístup k elektronickým zdrojům je přinejmenším rovnocenný přístupu k tištěné verzi
  2. je zajištěn přístup k dostatečnému počtu pracovních stanic a
  3. získání informace neznamená pro uživatele žádné další výdaje.
Podobně je plnotextový elektronický archiv monografií, periodik, obrázků apod., ať již je zpřístupňován lokálně nebo získáván přes internet, rovnocenný původnímu formátu, pokud jsou přístup a náklady pro klienta stejné nebo příznivější.


Služby dodávání dokumentů, které nejsou okamžité, nejsou ekvivalentní službám, které umožňují přístup k materiálu hned přímo na místě nebo elektronickou cestou. Konspekt posuzuje zdroje, které knihovna nebo její případné pobočky vlastní, nebo ty zdroje, které jsou okamžitě dostupné. Konspekt nehodnotí zdroje, které jsou získávány se zpožděním z jiného knihovního systému nebo od jiného dodavatele, ať už se jedná o zpoždění 10 hodin nebo 10 dnů. Uživatelé Konspektu nicméně mají možnost uvést v Poznámkovém poli podrobnosti o službách pro čtenáře knihovny, které doplňují, ale nenahrazují zdroje, jež knihovna vlastní.

DEFINICE INDIKÁTORŮ ÚROVNĚ FONDŮ

0 Nedoplňuje se
Knihovna nedoplňuje dokumenty o tomto předmětu.
1 Minimální informační úroveň
Fondy, které na minimální úrovni uspokojují poptávku po tomto předmětu a obsahují: Fondy by měly být často a systematicky zkoumány s ohledem na aktuálnost obsažených informací. Starší vydání doplněných a znovu vydaných prací a tituly obsahující zastaralé informace by měly být vyřazovány. Uchovávány jsou klasické nebo standardní retrospektivní práce.
2 Základní informační úroveň
Fondy, které představují a definují obor, upozorňují na bohatství informací, které jsou k dispozici jinde a jsou dostačující k uspokojení potřeb uživatelů během prvních dvou let univerzitních studií, zahrnují: Fondy by měly být často a systematicky zkoumány z hlediska aktuálnosti obsažených informací. Starší vydání doplněných a znovu vydaných prací a tituly obsahující zastaralé informace by měly být vyřazovány. Uchovávány jsou klasické nebo standardní retrospektivní práce.
3 Studijní úroveň neboli úroveň podpory výuky
Fondy, které poskytují oborové informace systematickým způsobem, ale na úrovni nižší než pro vědecké účely a jsou dostačující pro bakalářská studia a počátek studií magisterských, zahrnují: Fondy by měly být systematicky zkoumány s ohledem na aktuálnost obsažených informací a jistotu, že nutné a důležité zdroje (včetně výrazného podílu retrospektivních prací) budou uchovány.
4 Vědecká úroveň
Fondy obsahující důležité publikované zdroje nutné pro doktorandské studium a nezávislý výzkum zahrnují: Starší dokumenty jsou uchovávány a systematicky ochraňovány pro potřeby historického výzkumu.
5 Úplná (vyčerpávající) úroveň
Fondy ve specificky vyhraněném oboru, které usilují o to být tak vyčerpávající, jak je to rozumně možné, tzv. "speciální fondy" ve všech příslušných jazycích zahrnují: Starší dokumenty jsou uchovávány a systematicky ochraňovány pro potřeby historického výzkumu. Fondy na úplné úrovni slouží jako národní nebo mezinárodní zdroje.




BIBLIOGRAFIE

[Citace jsou převzaty z originálu]

Elektronické zdroje

Obecné
Příklady